Guide Web - Onglet actions et historique

Description de l'écran :

Champs à renseigner :

Cet écran permet la saisie des actions à réaliser sur le dossier selon le profil de l'utilisateur et le statut du dossier. Tout en gardant une trace de ces actions.

Liste des actions disponibles
- Voir règles de gestion (ON PEUT METTRE UNE REGLE DE GESTION ? De quelle règle s'agit il ?)
L'action est choisie par un bouton radio (une action à la fois)
L'action est appliquée après validation de l'onglet (libellé « Valider »)

Actions :

Cet écran dispose aussi de boutons pour les actions réalisables sans impact direct sur le dossier

Ces boutons sont disponibles selon le statut du dossier, le type de dossier et le profil de l'utilisateur connecté

Remarque :

L'écran présente aussi un tableau de suivi de l'historique de toutes les actions réalisées sur ce dossier (création, brouillon, validation, actions d'instruction ou de signature, ...)

Action (Nom de l'action : libellé du bouton d'action)
Date (date et heure)
Utilisateur (nom et prénom – compte principal ou SD)
Note (précisions automatiques ou saisies lors de la réalisation de certaines actions)

Explication des statuts et des boutons d'actions :

Le paragraphe suivant explique le résultat des actions sur les boutons d'actions en indiquant dans quel cas ces boutons d'actions sont disponibles. La liste des boutons d'actions est exhaustive et peut dans certains cas donner plus d'informations que nécessaire.

Statut : Sans statut ou « BROUILLON »

Lors de la saisie d'une demande / brouillon :

Bouton d'action « Enregistrer le brouillon »
- Permet d'enregistrer la demande en tant que brouillon pour l'éditer ou la compléter ultérieurement
Bouton d'action « Visualiser la demande »
- Cela va créer un aperçu au format pdf présentant uniquement le premier recto de la demande, avec les éléments d'instruction et de signature à blanc (ni Marianne, ni signature), et sans guillocher
- Il présente, en les organisant comme dans le futur feuillet de demande, les saisies réalisées par le demandeur pour que ce dernier puisse les vérifier et éventuellement corriger leur contenu ou leur mise en forme avant validation
- Cet aperçu sera accessible à volonté par l'utilisateur et imprimable. Toutefois, par sécurité, il portera en gros et en filigrane la mention « DEMANDE : document non officiel – APPLICATION : non official document » en travers de l'aperçu en gris
Bouton d'action « Valider la demande »
- Cette action sera précédée d'une case à cocher avec le libellé « J'ai pris connaissance des obligations liées à la présente demande et je m'engage à les respecter »
  - En cliquant sur cette ligne l'utilisateur aura accès à un texte sur ces engagements (page HTML au format A4)
  - Il pourra visualiser et imprimer ces engagements à tout moment
- Cette validation de la demande par l'utilisateur génère un numéro de dossier : la demande devient un dossier
- Le pdf d'aperçu de la demande est remplacé par un aperçu du dossier : les éléments sont identiques, avec remplissage du numéro de dossier
  - Le filigrane reste le même (« DEMANDE : document non officiel – APPLICATION : non official document »)
  - Pas de guillocher, ni Marianne, ni signature
- Le dossier sera alors transmis au service instructeur
  - Le dossier passe au statut « A INSTRUIRE »
Bouton d'action « Valider le permis/certificat »
- Cette action sera précédée d'une case à cocher avec le libellé « J'ai pris connaissance des obligations liées à la présente demande et je m'engage à les respecter »
  - En cliquant sur cette ligne l'utilisateur aura accès à un texte sur ces engagements (page HTML au format A4).
  - Il pourra visualiser et imprimer ces engagements à tout moment
- Le dossier sera automatiquement
  - Complété (dates et phrases spécifiques automatiques)
  - Les données du signataire par défaut du service instructeur auquel le sous-compte titulaire est rattaché sont appliqués, ainsi que la Marianne
  - Un numéro de permis est attribué
  - La demande passe au statut « SIGNE »
- Le pdf d'aperçu de la demande devient un aperçu du permis/certificat pour les demandeurs
  - Tous les éléments sont renseignés (Champs saisis par le demandeur, champs d'instruction, éléments du signataire, pas de Marianne, ni de signature, ni de guillocher)
  - Le filigrane devient « APERCU : document non officiel – PREVIEW : non official document »
  - Toujours un recto uniquement
- Le pdf d'aperçu du permis/certificat pour les instructeurs SD, administrateurs SD, signataire SD et administrateur MOA est généré :
  - Identique à l'aperçu, mais avec le guillocher, la Marianne et les éléments de signature
  - Pas de filigrane
- Le pdf du permis/certificat est généré :
  - 2 à 4 recto identiques à l'aperçu des administrateurs MOA (selon les types de permis)
  - 2 à 4 verso avec les textes réglementaires (selon les types de permis)

Statut : « A INSTRUIRE »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « A INSTRUIRE » :

Bouton d'action « Visualiser la demande »
- L'instructeur consulte le pdf de demande
- La demande reste au statut « A INSTRUIRE »
Bouton d'action « Prendre le dossier en charge »
- L'instructeur ouvre le dossier, le consulte
- Il n'est pas obligé de modifier des éléments
- Le statut passe à « EN COURS »
Bouton d'action « Annuler la demande »
- Permet à l'instructeur d'annuler la demande d'un demandeur
Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)

Statut : « EN COURS »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « EN COURS » :

Bouton d'action « Visualiser le dossier »
- Permet de visualiser les informations du dossier
Bouton d'action « Mettre en attente »
- Le dossier passe au statut « EN ATTENTE »
- Choix obligatoire dans une liste déroulante (Pièces manquantes, avis scientifique ou consultation extérieure)
Bouton d'action « Valider le dossier »
- Le dossier passe au statut « VALIDE »
- L'instructeur pourra alors cocher une case « URGENT » pour le signataire
Bouton d'action « Annuler le dossier »
- Permet d'annuler le dossier
Bouton d'action « Refuser le dossier »
- Le dossier passe au statut « REFUSE »

Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)

Statut : « EN ATTENTE »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « EN ATTENTE » :

Bouton d'action « Visualiser le dossier »
- Permet de voir le contenu d'un dossier
Bouton d'action « Reprise de l'instruction »
- Passage à nouveau au statut « EN COURS »
Bouton d'action « Valider le dossier »
- Le dossier passe au statut « VALIDE »
- L'instructeur pourra alors cocher une case « URGENT » pour le signataire
Bouton d'action « Annuler le dossier »
- Le dossier passe au statut « ANNULE »
Bouton d'action « Refuser le dossier »
- Le dossier passe au statut « REFUSE »
Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)

Statut : « VALIDE »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « VALIDE » :

Bouton d'action « Visualiser l'aperçu du dossier »
- L'aperçu sera à jour avec les éléments d'instruction
Bouton d'action « Visualiser l'annexe photographique du permis »
- Sans Marianne, ni signature
- Il pourra imprimer le .pdf
Bouton d'action « Visualiser la fiche de traçabilité »
- Sans Marianne ni signature
- Il pourra imprimer le .pdf
Bouton d'action « Déverrouiller le dossier »
- Pour permettra la modification d'un dossier au statut « VALIDE »
- Le dossier revient au statut « EN COURS »
- L'instructeur fait ses corrections, puis revalide et revient au statut « VALIDE »

Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)

Statut : « SIGNE »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « SIGNE » :

Bouton d'action « Visualiser l'aperçu du permis/certificat »
- Permet d'avoir une vision globale de l'apparence du permis/certificat
Bouton d'action « Imprimer le permis/certificat seul »
- Le permis passera automatiquement au statut « IMPRIME »
Bouton d'action « Imprimer l'annexe photographique seule »
- Pour les CIC tortues uniquement
Bouton d'action « Imprimer la fiche de traçabilité seule »
- Certificats de propriété et certificats pour exposition itinérante (carnet ATA) uniquement
Bouton d'action « Imprimer le permis/certificat avec sa fiche de traçabilité »
- Certificat pour exposition itinérante et certificat de propriété uniquement
- Le permis passera automatiquement au statut « IMPRIME »
Bouton d'action « Imprimer le certificat avec son annexe photographique »
- Pour les CIC tortues uniquement
- Le permis passera automatiquement au statut « IMPRIME »
Bouton d'action « Déverrouiller le dossier »
- ? ? ?
Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)

Statut : « IMPRIME »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « IMPRIME » :

Bouton d'action « Visualiser l'aperçu du permis/certificat »
- Permet d'avoir une vision globale de l'apparence du permis/certificat
Bouton d'action « Imprimer le permis/certificat seul »
- Le permis passera automatiquement au statut « IMPRIME »
Bouton d'action « Imprimer l'annexe photographique seule »
- Pour les CIC tortues uniquement
Bouton d'action « Imprimer la fiche de traçabilité seule »
- Certificats de propriété et certificats pour exposition itinérante (carnet ATA) uniquement
Bouton d'action « Imprimer le permis/certificat avec sa fiche de traçabilité »
- Certificat pour exposition itinérante et certificat de propriété uniquement
Bouton d'action « Imprimer le certificat avec son annexe photographique »
- Pour les CIC tortues uniquement
Bouton d'action « Mettre à disposition »
- Le permis passe au statut « MIS A DISPOSITION »
Bouton d'action « Déverrouiller le dossier »
- ? ? ?
Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)

Statut : « MIS A DISPOSITION » et ses déclinaisons.

Lors de la consultation d'un dossier au statut « MIS A DISPOSITION » :

Pour une procédure normale :

Bouton d'action « Visualiser le permis/certificat »
- Permet d'avoir une vision globale de l'apparence du permis/certificat
- Présence d'un filigrane « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document »
Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)
Bouton d'action « Compléter les données douanières »
- Saisie des données douanières pour tous les types de permis (case 27)
  - Type et numéro de document douanier
  - Date de passage en douane
  - Quantité réellement passée
- Saisie des données du transport aérien (case 26)
  - Numéro de la lettre de transport aérien
- Sauf pour les certificats intra-communautaire (K), les certificats pour exposition itinérante (Q) et les notifications d'importation (N) qui n'ont pas de case 27
- La validation se fait par la validation de l'onglet
- Cela ne générera pas de nouveau .pdf

Pour une procédure de pré-permis d'importation :

Bouton d'action « Visualiser le pré-permis »
- Identique à l'aperçu d'un permis/certificat normal, mais uniquement avec les données du pré-permis
- Le filigrane reste le même « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document »
Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)
Bouton d'action « Transformer le pré-permis en permis d'importation »
- L'application duplique automatiquement le pré-permis dans un nouveau dossier de permis d'importation par procédure normale qui pourra être modifiée/complétée
- A la signature du nouveau permis
  - Le pré-permis passe au statut « REMPLACE »
  - Le nouveau permis passe au statut « SIGNE » avec un nouveau numéro de permis

Pour une procédure simplifiée (spécimens morts et échantillons biologiques) :

Lors de la consultation d'un dossier au statut « MIS A DISPOSITION – A COMPLETER » :

Bouton d'action « Visualiser le permis/certificat »
- Identique à l'aperçu d'un permis/certificat normal, mais uniquement avec les données du pré-permis
- Filigrane « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document »
Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)
Bouton d'action « Compléter les données de la procédure simplifiée »
- Saisie des données non renseignées (pour les procédures simplifiées uniquement)
  - Saisie du destinataire dans l'onglet coordonnées
  - Compléments dans les blocs spécimens
- Onglet « Champs supplémentaires »
  - Saisies des nom, prénom et qualité de la personne ayant renseigné le permis papier
  - Ces données alimenteront la case 23
  - Cette saisie sera obligatoire pour valider les données complémentaires
- Ces saisies sont obligatoires avant de passer à la saisie des données douanières
Bouton d'action « Valider les compléments »
- Un pdf « _V2 » sera généré avec ces données complémentaires à la validation de la saisie des données complémentaires
- Le dossier passe au statut « MIS A DISPOSITION – COMPLETE »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « MIS A DISPOSITION – COMPLETE » :

Bouton d'action « Visualiser le permis/certificat »
- Identique à l'aperçu d'un permis/certificat normal, mais uniquement avec les données du pré-permis
- Le filigrane reste le même « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document »
Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)
« Compléter les données douanières »
- Saisie des données douanières pour tous les types de permis (case 27)
  - Type et numéro de document douanier
  - Date de passage en douane
  - Quantité réellement passée
- Saisie des données du transport aérien (case 26)
  - Numéro de la lettre de transport aérien
- Sauf pour les certificats intra-communautaire (K), les certificats pour exposition itinérante (Q) et les notifications d'importation (N) qui n'ont pas de case 27
- La validation se fait par la validation de l'onglet
- Cela ne générera pas de nouveau pdf

Statut : « RÉ-ÉDITÉ »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « RÉ-ÉDITÉ » :

Idem statut « MIS A DISPOSITION »

Statut : « UTILISÉ »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « UTILISÉ » :

Bouton d'action « Visualiser le permis/certificat »
- Identique à l'aperçu d'un permis/certificat normal, mais uniquement avec les données du pré-permis
- Le filigrane reste le même « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document »

Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)

Statut : « PÉRIMÉ »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « PÉRIMÉ » :

Bouton d'action « Visualiser le permis/certificat »
- Identique à l'aperçu d'un permis/certificat normal, mais uniquement avec les données du pré-permis
- Le filigrane reste le même « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document »
Bouton d'action « Compléter le permis »
- Saisie des données douanières pour tous les types de permis
- Saisie des données non renseignées pour les procédures simplifiées
Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)

Statut : « REMPLACE »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « REMPLACE » :

Idem statut « UTILISE »

Statut : « REFUSE »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « REFUSE » :

Bouton d'action « Visualiser la demande »
- Permet de visualiser le contenu de la demande

Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)

Statut : « ANNULE »

Lors de la consultation d'un dossier au statut « ANNULE » :

Bouton d'action « Visualiser la demande » ou « Visualiser le dossier » ou « Visualiser le permis/certificat »
- Selon l'étape à laquelle la demande / dossier / permis-certificat est annulé
- Permet d'avoir une vision globale de l'apparence du permis/certificat de la demande ou du dossier
- Pour le permis/certificat, présence d'un filigrane « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document »

Bouton d'action « Dupliquer le dossier »
- Créer une nouvelle demande identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes)