Guide utilisateur de l'application i-CITES

Une demande qui est au statut « Brouillon » n'est pas finalisée et a été soit enregistrée (sauvegardée) par le demandeur, soit sauvegardée automatiquement par l'application. Il est possible de visualiser l'intégralité des brouillons via le menu « Permis et Certificats », puis « Brouillons », en cliquant sur le bouton en bas à gauche « Rechercher » Lors de la saisie d'une demande / brouillon : Bouton d'action « Enregistrer la demande en tant que brouillon » Permet de sauvegarder les informations de la demande en tant que brouillon pour l'éditer ou la compléter ultérieurement Bouton d'action «Aperçu » Génère un aperçu au format pdf correspondant au premier recto du futur permis/certificat, sans guilloché, avec : les saisies réalisées par le demandeur, pour que ce dernier puisse les vérifier et éventuellement corriger leur contenu ou leur mise en forme avant validation les éléments d'instruction et de signature à blanc (ni Marianne, ni signature) un gros filigrane gris précisant : « DEMANDE : document non officiel – APPLICATION: non official document » Cet aperçu est imprimable. Bouton d'action «Valider la demande » Deux actions sont nécessaires pour valider la demande : cocher "Valider la demande" puis cliquer sur le bouton "Valider" Bouton d'action «Valider» Cette action n'est disponible que si la case : « J'accepte de remplir les devoirs et actions auxquels cette demande de permis/certificat CITES m'engage» a été préalablement cochée Bien évidemment, cocher cette case sous-entend que le demandeur a pris connaissance des devoirs et engagements en question en cliquant sur l'icône Acrobat Reader correspondant (Document pdf téléchargeable) Possibilité de visualiser et/ou imprimer les engagements du titulaires à tout moment Une fois validée, la demande est automatiquement transmise au service instructeur Le dossier passe alors au statut « A INSTRUIRE »

Nota Bene :

La ligne «J'accepte de remplir les devoirs et actions auxquels cette demande de permis/certificat CITES m'engage» est toujours visible sur la page « Actions et historique »

L'accès aux fonctions de visualisation et d'impression de ces engagements est possible à tout moment

Une demande qui est au statut « A INSTRUIRE » a été validée par le demandeur, elle figure alors dans les dossiers devant être instruits par le service instructeur de rattachement. Lors de la consultation d'un dossier au statut « A INSTRUIRE » : Bouton d'action « Aperçu » Génère un aperçu du permis/certificat contenant les informations saisies par le demandeur Bouton d'action « Annuler  » Tant que la demande n'est pas prise en charge par le service instructeur, le demandeur a la possibilité de l'annuler Bouton d'action « Dupliquer  » Crée une nouvelle demande pré-renseignée à l'identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes) Bouton d'action «Valider» Permet d'enregistrer l'annulation éventuelle de la demande.

Une demande de permis/certificat qui est au statut  « EN COURS » est un dossier dont d'instruction par le service instructeur de rattachement a débuté. Lors de la consultation d'un dossier au statut « EN COURS » Bouton d'action « Aperçu » Génère un aperçu du permis/certificat contenant les informations saisies par le demandeur et éventuellement corrigées / complétées par l'instructeur Bouton d'action « Dupliquer  » Crée une nouvelle demande pré-renseignée à l'identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes) Bouton d'action «Demande d'annulation  » Fait savoir au service instructeur qu'il n'est pas utile qu'il poursuive l'instruction du dossier qui doit être annulé par ses soins Cette demande d'annulation doit être motivée dans le champ "Commentaires" Elle est notifiée au service instructeur après que le demandeur ait cliqué sur le bouton " Valider"

Une demande qui est au statut  « EN ATTENTE » est un dossier dont le service instructeur a suspendu l'instruction en attendant de recevoir des compléments, soit de la part du demandeur (complément d'informations / nouveaux documents), soit de la part d'experts que le service instructeur a consultés (avis scientifique, avis du ministère). Lors de la consultation d'un dossier au statut « EN ATTENTE» : Bouton d'action « Aperçu » Génère un aperçu du permis/certificat contenant les informations saisies par le demandeur et éventuellement corrigées / complétées par l'instructeur Bouton d'action « Dupliquer  » Crée une nouvelle demande pré-renseignée à l'identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes) Bouton d'action «Demander l'annulation  » Fait savoir au service instructeur qu'il n'est pas utile qu'il poursuive l'instruction du dossier qui doit être annulé par ses soins Cette demande d'annulation doit être motivée dans le champ "Commentaires" Elle est notifiée au service instructeur après que le demandeur ait cliqué sur le bouton " Valider" Bouton d'action «Valider» Permet d'enregistrer les modifications apportées au dossier

Une demande qui est au statut "VALIDE INSTRUIT" est un dossier dont l'instruction est terminée et qui a été accepté par l'instructeur. Le permis/certificat est maintenant en attente de signature Lors de la consultation d'un dossier au statut « VALIDE INSTRUIT» : Bouton d'action « Aperçu » Génère un aperçu du futur permis/certificat tel que validé par l'instructeur Bouton d'action « Dupliquer » Crée une nouvelle demande pré-renseignée à l'identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes) Bouton d'action «Demander l'annulation  » Fait savoir au service instructeur qu'il n'est pas utile qu'il poursuive l'instruction du dossier qui doit être annulé par ses soins Cette demande d'annulation doit être motivée dans le champ "Commentaires" Elle est notifiée au service instructeur après que le demandeur ait cliqué sur le bouton " Valider"

Une demande qui est au statut "SIGNE" a été validée (signée numériquement) par le signataire. Elle porte désormais le numéro du futur permis / certificat. Lors de la consultation d'un dossier au statut « SIGNE » : Bouton d'action « Aperçu » Génère un aperçu du permis/certificat validé par le signataire Présence d'un filigrane « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document» Bouton d'action « Dupliquer » Crée une nouvelle demande pré-renseignée à l'identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes) Bouton d'action «Demander l'annulation  » Fait savoir au service instructeur qu'il n'est pas utile qu'il poursuive l'instruction du dossier qui doit être annulé par ses soins Cette demande d'annulation doit être motivée dans le champ "Commentaires" Elle est notifiée au service instructeur après que le demandeur ait cliqué sur le bouton " Valider"

Un dossier au statut "IMPRIME" est une demande qui a été instruite, validée et signée, et dont le permis / certificat se trouve en cours d'impression par le service instructeur. Lors de la consultation d'un dossier au statut « IMPRIME » : Bouton d'action « Aperçu » Génère un aperçu du permis/certificat imprimé par le service instructeur Présence d'un filigrane « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document » Bouton d'action « Dupliquer  » Crée une nouvelle demande pré-renseignée à l'identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes) Bouton d'action «Demander l'annulation  » Fait savoir au service instructeur qu'il n'est pas utile qu'il poursuive l'instruction du dossier qui doit être annulé par ses soins Cette demande d'annulation doit être motivée dans le champ "Commentaires" Elle est notifiée au service instructeur après que le demandeur ait cliqué sur le bouton " Valider"

Statut : « MIS A DISPOSITION » Un dossier au statut "MIS A DISPOSITION" est une demande qui a été instruite, validée, signée et imprimée par le service instructeur, et dont le permis / certificat a été : envoyé par écopli au demandeur, ou envoyé en recommandé au demandeur si celui avait fourni au préalable le recommandé au service instructeur, ou remis au coursier (cette option doit être validée lors de la demande dans l'onglet "Actions et historique", "Adresse d'envoi") Lors de la consultation d'un dossier au statut « MIS A DISPOSITION » : Pour une procédure normale : Bouton d'action « Aperçu » Génère un aperçu du permis/certificat transmis par le service instructeur Présence d'un filigrane « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document » Bouton d'action « Dupliquer » Crée une nouvelle demande pré-renseignée à l'identique (coordonnées, blocs spécimens et pièces jointes) Bouton d'action « Demander l'annulation » Signifie au service instructeur que la demande n'a plus lieu d'être et qu'il convient d'annuler le permis / certificat Cette demande d'annulation doit être motivée dans le champ "Message" Elle est notifiée au service instructeur après que le demandeur ait cliqué sur le bouton " Valider" Bouton d'action «Valider» Permet d'enregistrer les modifications apportées au dossier Pour une procédure de pré-permis d'importation : Lorsque la demande a donné lieu à délivrance d'un pré-permis d'importation et que, le permis d'exportation ou certificat de réexportation ayant été délivré par le pays tiers de provenance, le demandeur souhaite solliciter un permis d'importation, il convient de ne pas créer une nouvelle demande, mais de repartir du dossier du pré-permis "MIS A DISPOSITION" pour effectuer la demande de permis d'importation : Bouton d'action « Aperçu » Génère l'aperçu du pré-permis d'importation Présence d'un filigrane « APERCU : document non officiel - PREVIEW: non official document» Bouton d'action « Transformer le pré-permis en permis d'importation » Lorsque le dossier du pré-permis se trouve au statut "MIS A DISPOSITION", présence dans l'onglet "Actions et historique" du dossier du pré-permis d'un bouton d'action : « Transformer le pré-permis en permis d'importation » Lorsque l'on clique sur ce bouton, l'application génère un dossier de permis d'importation qui contient déjà toutes les données du pré-permis et fait le lien avec ce dernier pour le service instructeur. Il convient alors de compléter les données manquantes relatives au permis d'exportation ou certificat de réexportation délivré par le pays tiers de provenance, de préciser la description du spécimen et de valider chaque onglet. La demande de permis d'importation ainsi générée passe alors au statut : "A INSTRUIRE" A la signature du permis d'importation : Le pré-permis passe au statut « REMPLACE » Le permis d'importation passe au statut « SIGNE » avec un nouveau numéro de permis

Le statut "COMPLETE" concerne un permis / certificat précédemment délivré par le service instructeur en utilisant la procédure simplifiée et qui, pour être utilisé en douane, a été complété par le titulaire sur le document papier. Le demandeur, ainsi qu'il s'y était engagé lors de sa demande, a obligation de renseigner à l'identique, sans délai, le dossier i-CITES pour compléter les données manquantes : dans l'onglet coordonnées : saisie du partenaire étranger (s'agissant d'un permis d'exportation ou d'un certificat de réexportation : le nom, l'adresse et le pays du destinataire des spécimens) saisie des nom, prénom et qualité de la personne ayant renseigné le permis papier (données figurant obligatoirement en case 23 du document papier, sinon ce dernier est non valide) dans l'onglet spécimen : détail de la description du/des spécimens Les douaniers sont en droit de refuser en frontière les permis 'procédure simplifiée' qui n'ont pas été placés au statut "COMPLETE" par le demandeur. Par ailleurs, le dossier doit être au statut COMPLETE pour pouvoir renseigner les données douanières dans l'onglet 'Douane'. Cette saisie des données manquantes dans le dossier i-CITES est obligatoire avant passage des spécimens en douane. Seuls les dossiers au statut "COMPLETE" peuvent faire l'objet de saisie des données douanières

Le service instructeur peut avoir besoin de rééditer un permis ou certificat pour de multiples raisons (perte de l'original, par exemple). Le dossier passe alors au statut « RÉ-ÉDITÉ »

Lorsque l'onglet 'Douane' du dossier a été complété avec les données douanières (type de document douanier, numéro de DAU, date du passage en douanes, quantités réellement importées / (ré)exportées), le dossier passe au statut "UTILISE" La validation des données douanières renseignées se fait par la validation de l'onglet "Douanes"

Le dossier passe automatiquement au statut « PÉRIMÉ » quand la date limite de validité inscrite sur le permis / certificat est dépassée et que l'onglet "Douane" n'a pas été renseigné, ce qui laisse supposer que le permis/certificat n'a pas été utilisé. Le statut PERIME signe une anomalie : soit l'onglet douanes n'a pas été renseigné alors que le permis/certificat a été utilisé soit aucune demande d'annulation n'a été déposée alors que le permis/certificat n'a pas été utilisé .

Un dossier passe au statut « REMPLACE » lorsque le permis/certificat précédemment délivré n'est plus valable et a été rendu à l'administration pour obtenir un nouveau permis/certificat concernant les mêmes spécimens ou une partie d'entre eux. Exemple : le CIC pour un animal vivant est remplacé par un nouveau CIC si cet animal décède et est naturalisé

La demande de permis/certificat est au statut « REFUSE » lorsque l'instructeur déclare le dossier irrecevable.

A saisir

Il s'agit d'un permis / certificat déjà au statut IMPRIME ou MIS A DISPOSITION que le demandeur ou le service instructeur souhaite annuler, soit parce que la transaction prévue n'a pas lieu, soit parce que ce document a été délivré à tort. Si la transaction prévue n'a pas lieu, le demandeur doit solliciter l'annulation du permis/certificat en question dans le dossier i-CITES correspondant, en précisant le motif de cette demande. Suite à l'acceptation par le service instructeur, le dossier passe au statut « ANNULE ». Il convient alors de rendre l'ensemble des feuillets constitutifs du permis/certificat au service instructeur. Lors de la consultation d'un dossier dans l'onglet "Actions et historique" : Bouton d'action « Demander l'annulation » Permet d'annuler un permis/certificat qui n'a plus lieu d'être Le demandeur doit obligatoirement argumenter la demande d'annulation dans le champ "Message" La demande d'annulation est transmise au service instructeur après avoir cliqué sur le bouton "Valider"